Behandling Microsoft 365, gästanvändare

Syfte och ändamål med behandlingen

Umeå kommun hanterar personuppgifter om sina anställda enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och övrig relevant lagstiftning. Syftet är att administrera användar- och datorkonton så att rätt personer får åtkomst till de informationssystem och IT-verktyg som den anställde behöver för att utföra sitt arbete.

Digital omställning och IT kan vid behov granska detaljer om din aktivitet. Informationen används endast vid felsökning, utredning av säkerhetsincidenter och för att säkerställa att systemen är trygga och säkra, vilket sker genom automatiserad övervakning.

Dessa uppgifter ligger i en molntjänst hos Microsoft.

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas?

Namn, e-postadress, IP-adress.
Telefonnummer (för MFA-inloggning) kommer med i det fall gästen lägger till det själv.

Rättslig grund

Behandlingen sker med stöd av nödvändigt allmänt intresse enligt dataskyddsförordningen, för att kunna uppfylla bland annat NIS2 och Cybersäkerhetslagen.

Lagringstid

Personuppgifter sparas under tiden personen är aktuell och gallras i enlighet med våra rutiner för lagring och gallring.

Vem/vilka har tillgång till uppgifterna?

Användare inom Umeå kommuns IT-funktion (Digital omställning och IT) med administratörroll. Externa leverantörer med personuppgiftsbiträdesavtal.

Användare ser uppgifter på namn och e-postadress.

Överföring till tredje land

Om uppgifter överförs utanför EU/EES vidtas lämpliga skyddsåtgärder, till exempel standardavtalsklausuler.

Säkerhetsåtgärder

Vi arbetar löpande med säkerhet för att skydda dina personuppgifter och våra tjänster enligt vedertagna säkerhetsrutiner och bästa praxis